Javni razpisi so lahko odlična priložnost za financiranje razvoja podjetja, vendar uspešna prijava zahteva precej več kot dobro poslovno idejo.
Razpisi lahko podjetjem odprejo vrata do nepovratnih sredstev za razvoj, investicije, digitalizacijo, energetsko učinkovitost in druge pomembne projekte. Toda od dobre ideje do uspešno zaključenega projekta je kar nekaj korakov – in pravil, ki jih je treba poznati.
Dobra novica? Ni treba, da jih poznate sami. V Tiko Pro že več kot 15 let podjetja vodimo skozi celoten razpisni proces: od prvega pregleda projektne ideje do priprave in oddaje vloge, projektnega vodenja ter končnega poročanja.
Imate dobro razvojno ali investicijsko idejo. Morda načrtujete novo proizvodno opremo, razvoj inovativnega produkta, digitalizacijo poslovanja, energetsko prenovo ali širitev proizvodnih zmogljivosti. Ob tem se pojavi vprašanje: ali bi lahko za načrtovano investicijo pridobili sredstva?
Odgovor je pogosto: morda ali verjetno.
In prav ta »morda« je začetek razpisnega procesa.
Na trgu obstajajo različni javni razpisi in druge oblike spodbud za podjetja, vendar vsak razpis ni primeren za vsako podjetje in vsako investicijo. Treba je razumeti namen razpisa, preveriti pogoje, oceniti projekt glede na merila, pravilno zastaviti finančno konstrukcijo in nato pripraviti kakovostno vlogo.
Za podjetje, ki se z razpisi srečuje prvič, je lahko vse skupaj precej kompleksno. Upravičeni stroški, intenzivnost pomoči, obdobje upravičenosti, državne pomoči, kazalniki, DNSH, finančna konstrukcija, dokazila …
Toda podjetjem ni treba postati strokovnjak za javne razpise. Zato smo tukaj mi.
Naši strokovnjaki poznajo razpisne postopke, zahteve in posebnosti priprave projektov ter podjetja skozi proces vodijo od začetne ideje do zaključka projekta.
Najprej projekt. Nato pravi vir financiranja
Ena prvih napak podjetij, ki se z razpisi srečujejo prvič, je iskanje projekta za že objavljen razpis.
Boljša pot je ravno obratna.
Podjetje naj ima najprej jasno poslovno, razvojno ali investicijsko potrebo. Kaj želite doseči? Razviti nov produkt? Avtomatizirati proizvodnjo? Uvesti novo tehnologijo? Zmanjšati porabo energije? Digitalizirati procese? Povečati proizvodne zmogljivosti?
Ko poznamo vašo idejo in načrte, lahko preverimo, ali zanjo obstaja ustrezen razpis oziroma druga možnost financiranja.
To je pomembno tudi zato, ker je pri večini razpisov potrebno o možnostih financiranja razmišljati še preden se investicija začne. Če podjetje pomoč poišče šele tik pred naročilom opreme ali po začetku projekta, so lahko določene možnosti že zamujene.
Zato je smiselno projektno idejo preveriti čim prej.
Ali sploh izpolnjujete pogoje? Preverimo, preden izgubljate čas
Visok odstotek sofinanciranja in privlačen naslov razpisa še ne pomenita, da je razpis primeren za vaše podjetje.
Vsak razpis ima natančno določene pogoje. Ti lahko vključujejo velikost podjetja, lokacijo investicije, dejavnost, finančno stanje, vrsto načrtovane investicije, višino projekta, upravičene stroške, obdobje izvajanja in številne druge zahteve.
Poleg osnovne upravičenosti je treba razumeti tudi merila ocenjevanja.
Podjetje je lahko upravičeno do prijave, vendar to še ne pomeni, da ima projekt dobre možnosti za pridobitev sredstev. Pri konkurenčnih razpisih je pomembno tudi to, koliko točk lahko projekt doseže in na katerih področjih.
Prav zato pred pripravo vloge vedno pregledamo projektno idejo, preverimo ključne razpisne pogoje in ocenimo možnosti prijave.
Cilj ni prijava za vsako ceno. Cilj je prepoznati priložnosti, ki so za podjetje in njegov projekt dejansko smiselne.
Dobra ideja še ni dobra razpisna vloga
Podjetniki praviloma zelo dobro poznajo svoje podjetje, tehnologijo, proizvodnjo in trg. Toda razpisna vloga zahteva nekoliko drugačen pogled.
Projekt je treba predstaviti na način, da je jasno povezan s cilji razpisa, hkrati pa mora biti vsebinsko, finančno in administrativno usklajen.
Ocenjevalcu mora biti jasno, kaj želi podjetje narediti, zakaj je projekt potreben, katere aktivnosti bo izvedlo, kakšni bodo rezultati in kako projekt prispeva k ciljem konkretnega razpisa.
Če podjetje na primer kupuje novo tehnološko opremo, ni dovolj opisati, kateri stroj želi kupiti. Pojasniti je potrebno zakaj je investicija potrebna, kaj bo podjetju omogočila, katere učinke bo ustvarila in kako se ti učinki povezujejo z zahtevami razpisa.
Tukaj pa po navadi pridejo do izraza izkušnje.
Naši strokovnjaki vašo poslovno in razvojno idejo pretvorijo v strukturiran projekt, ki upošteva logiko in zahteve konkretnega razpisa. Od vas pridobimo potrebne informacije, pripravimo vsebino vloge, uskladimo posamezne dele dokumentacije ter poskrbimo za pravočasno oddajo.
Vi najbolje poznate svoje podjetje. Mi poznamo razpise. Skupaj lahko pripravimo bistveno bolj premišljeno prijavo.
Nepovratna sredstva niso samo odstotek sofinanciranja
»Koliko sredstev lahko dobimo?« je razumljivo eno prvih vprašanj podjetij.
Toda odgovor ni vedno tako preprost, kot se zdi na prvi pogled.
Treba je razlikovati med celotno vrednostjo projekta, upravičenimi stroški in dejansko višino sofinanciranja. Vsi stroški projekta niso nujno upravičeni, podjetje pa mora praviloma zagotoviti tudi ustrezen delež lastnih sredstev.
Pomemben je tudi denarni tok. Pri številnih spodbudah mora podjetje aktivnosti najprej izvesti in stroške financirati, povračilo pa sledi pozneje oziroma skladno s pravili konkretnega razpisa.
Pomembno je, da je finančna konstrukcija projekta realna in skladna z razpisnimi zahtevami.
Največja past? Misel, da je potrebno "samo" izpolniti en obrazec
Pri prvi prijavi podjetja pogosto podcenijo količino dela, ki se skriva za kakovostno razpisno vlogo.
Razpis ni obrazec, ki ga izpolnimo nekaj dni pred rokom.
Pred oddajo je treba preučiti dokumentacijo, preveriti pogoje in merila, strukturirati projekt, pripraviti finančne podatke, zbrati zahtevana dokazila ter poskrbeti, da so vsi deli vloge med seboj usklajeni.
Napaka v tej fazi lahko pomeni slabšo oceno, poziv k dopolnitvi ali v določenih primerih tudi neuspešno prijavo.
Še pomembneje: vse, kar podjetje zapiše in v vlogi obljubi, pozneje postane njegova obveznost pri izvajanju projekta.
Zato pri Tiko Pro na razpisno prijavo gledamo širše. Ne pripravljamo zgolj dokumentacije za oddajo – projekt zastavimo z mislijo na njegovo kasnejše izvajanje.
Vloga je oddana. Kaj pa zdaj?
Po oddaji sledi čakanje na rezultate. Če je projekt odobren, je to pomemben uspeh – vendar v tej fazi še razpisni proces ni končan.
Pravzaprav se takrat začne naslednja pomembna faza.
Projekt je treba izvesti skladno z odobreno vlogo, pogodbenimi obveznostmi in pravili razpisa. Spremljati je treba aktivnosti, stroške, roke in kazalnike, zbirati dokazila ter pripravljati zahtevke in poročila.
Pri daljših projektih lahko pride tudi do sprememb. Spremeni se časovnica, dobavitelj, tehnična rešitev ali kakšna druga okoliščina. Pomembno je vedeti, katere spremembe so mogoče, kako jih ustrezno obravnavati in kdaj je treba o njih obvestiti pristojno institucijo.
Tudi tukaj podjetja ne pustimo prepuščena sama sebi.
Zagotovimo vam tudi ustrezno in strokovno projektno vodenje po odobritvi sredstev. Naši strokovnjaki vas vodijo skozi izvajanje projekta, spremljajo razpisne obveznosti ter pomagajo pri pripravi zahtevkov, dokazil in poročil.
Naš cilj ni samo uspešno oddana vloga. Cilj je uspešno izveden in zaključen projekt.
15+ let izkušenj, da se vam ni treba učiti na lastnih napakah
Pri javnih razpisih je veliko podrobnosti, ki jih podjetje pri prvi prijavi težko pozna. In povsem razumljivo je, da jih ne.
Vaša naloga je, da razvijate podjetje, produkte, tehnologijo in trg. Ni treba, da ob tem postanete še strokovnjak za razpisno dokumentacijo, pravila državnih pomoči, upravičene stroške in projektno poročanje.
V Tiko Pro se s postopkom projektnega vodenja ukvarjamo že več kot 15 let.
V tem času smo pridobili izkušnje z različnimi vrstami razpisov in projektov ter predvsem razumevanje, kaj podjetja v posamezni fazi procesa potrebujejo.
Zato sodelovanje zastavimo celovito:
- pregledamo vašo projektno oziroma investicijsko idejo in možnosti financiranja,
- preverimo pogoje razpisa in upravičenost podjetja ter projekta,
- pripravimo razpisno vlogo in potrebno dokumentacijo,
- poskrbimo za oddajo vloge,
- po odobritvi vas vodimo skozi izvajanje projekta,
- pomagamo pri zahtevkih, dokazilih in poročanju.
Tako imate skozi celoten proces ob sebi ekipo, ki pozna razpis in ve na kaj je treba biti pozoren, vi pa se lahko osredotočite na tisto, kar poznate najbolje – svoje podjetje in izvedbo investicije.
