Nekaj nasvetov, da poročanje ne bo trn v peti
Avtor: Renata Sinič Ornik, TIKO PRO
Vir: Finance.si
Živimo v svetu, kjer v vseh pogledih težimo k učinkovitosti. Tega se vse bolj zavedajo tudi razpisniki povratnih in nepovratnih sredstev, ki čedalje pogosteje uvajajo različne aplikacije in informacijsko podprte sisteme, s katerimi želijo digitalizirati procese spremljanja projektov in tako podjetju olajšati proces poročanja ter zagotoviti boljšo sledljivost in pregled nad spremljanjem projektov v izvajanju.
Kljub digitaliziranim procesom spremljanja projektov pa je še vedno pomembno, da poročanju namenite dovolj časa.
Vzemite si dovolj časa za vnos dokumentov v istem EMA
Ko se pripravljate na elektronsko oddajo poročila v sistem EMA, je dobro upoštevati, da nalaganje dokumentov v sistem lahko traja tudi nekaj ur. Razloga za to sta dva. Prvi tiči v dejstvu, da je število dokumentov, ki jih morate priložiti poročilu o poteku projekta, veliko. Ker morate dokumente vnašati posamično in jih razvrščati v različne kategorije, je dobra predpriprava nujna, sama izvedba pa zahteva veliko potrpežljivosti.
Drugi razlog pa je obremenjenost sistema na rok oddaje poročila – praksa namreč kaže, da večina izvajalcev projektov čaka do zadnjega trenutka, kar pomeni, da dokumentacijo, vezano na poročanje, oddajajo na dan roka oddaje. To pomeni, da v nekem trenutku sočasno zelo veliko uporabnikov vstopa v sistem EMA, kar ga tako obremeni, da deluje počasneje, je slabše odziven, v nekaterih primerih pa je pritiska celo toliko, da začasno neha delovati. Ko se pripravljate na oddajo poročila, je torej dobro, da se nalaganja v sistem lotevate sproti, torej takoj, ko imate določen dokument pripravljen za oddajo. Če je le možno, poročilo elektronsko podpišite in oddajte kašen dan pred uradnim rokom za oddajo dokumentacije, vsekakor pa si za to delo (za vsak primer) rezervirajte cel dan.
Predpriprava na poročanje je ključ do uspeha
Najpogostejša napaka, ki jo podjetja naredijo v fazi izvedbe projekta, je proučevanje navodil za poročanje tik pred oddajo poročila. Gre namreč za to, da se zahteve spremljanja projekta in diseminacije rezultatov razlikujejo od razpisa do razpisa, kar pomeni, da vsebinsko poročilo in priložena dokazila o nastalih stroških velikokrat pri poročanju sestavljajo le polovico vse dokumentacije, ki jo je treba oddati v pregled. Pomanjkljivo oddana dokumentacija pomeni poziv k dopolnitvam, to pa vodi v zamik izplačila sredstev, do katerih ste po projektu upravičeni.
Izjemnega pomena je torej, da navodila za poročanje natančno preberete že takoj, ko projekt začnete izvajati. Tako boste zagotovili, da boste pravočasno in ustrezno pripravili vse potrebne dokumente, ki jih morate oddati v pregled.
Dokumentacijo za namene poročanja ustvarjajte sproti
Zbiranje dokumentov in priprava poročil v zadnjem trenutku ustvarjata nepotreben stres in zaplete, ki podjetju jemljejo dodaten čas, denar in energijo. Najpogosteje in največ težav povzroča dokazovanje stroškov, nastalih v projektu. Pri spremljanju stroškov bodite torej pozorni na:
Pred nastankom vsakega računa morate poskrbeti za pravno podlago nastanka računa in ustrezen izbor ponudnika. Postopek izbora je največkrat sestavljen iz treh ponudb in zapisnika o izboru. Sledi izdaja naročilnice izbranemu podizvajalcu ali podpis pogodbe o sodelovanju, ki je podlaga za prejeti račun. Takoj, ko je storitev opravljena in vam izvajalec izda račun ter ga vi plačate, lahko v sistem EMA vnesete dokumente – ne pozabite pripeti še poročilo o opravljeni storitvi ter dokazilo o plačilu.
Stroške dela dokazujete s časovnicami in/ali z evidenco delovnega časa oseb, ki so razporejene na projekt. Pri vnosu stroškov dela bodite pozorni na to, kaj narekujejo navodila za poročanje – v nekaterih primerih dokazujete dejanske stroške dela, v nekaterih primerih pa je urna postavka delavca, razporejenega na projekt, že vnaprej določena in se skupni strošek obračunava na podlagi števila opravljenih ur.
Redna komunikacija s skrbnikom vaše pogodbe
V nasprotju s splošnim prepričanjem je skrbnik vaše pogodbe nekdo, na kogar se lahko obrnete, če imate kakšno zagato ali vprašanje, vezano na izvedbo projekta in poročanje. S skrbnikom vam sicer res ni treba biti v nenehnem stiku, vendar je ta oseba pravi naslov, če v fazi izvajanja vašega projekta pride do spremembe, če ne veste, kako se odzvati v določeni situaciji, če ne razumete navodil poročanja ali imate kakršnokoli drugo konkretno vprašanje.
Če ste v dvomih, se torej brez zadržkov obrnite na skrbnika, odgovornega za vaš projekt – ne nazadnje je to oseba, ki podrobno pozna vaš projekt in natančno ve, kakšna dokazila potrebujete, da boste uspešno počrpali nepovratna sredstva.